Painel de Projeto de Automação

Documento de Especificação

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1. Objetivo

Padronizar e automatizar o processo de solicitação de viagens corporativas, garantindo controle de custos, agilidade nas aprovações e rastreabilidade de todas as etapas.

2. Escopo

Abrange todas as viagens nacionais e internacionais realizadas por colaboradores a serviço da empresa. Inclui desde o pedido inicial até a prestação de contas.

3. Papéis e Responsabilidades

Papel	Responsabilidades
Solicitante	Preencher formulário de solicitação, anexar documentos (convite, agenda de reunião etc.).
Gestor Imediato	Validar a necessidade da viagem e aprovar ou rejeitar.
Departamento de Viagens/Facilities	Cotar passagens, hospedagem e registrar reservas.
Financeiro	Analisar orçamento, liberar adiantamento ou cartão corporativo.
RH	Controlar políticas de viagem, seguro e compliance.
Diretoria	Aprovação final para viagens internacionais ou acima de limite de custo.

6. Regras de Negócio

• Política de Aprovação: gestor aprova todas as viagens; diretoria aprova internacionais ou custos > limite.
• Prazo de Solicitação: mínimo de 10 dias antes da data da viagem.
• Orçamento: solicitações sem centro de custo ou orçamento serão rejeitadas.
• Prestação de Contas: comprovantes devem ser enviados em até 5 dias úteis após retorno.

8. Integrações

• ERP/Financeiro: para adiantamento e prestação de contas.
• RH: para validação de política de viagens e cadastro de colaboradores.
• E-mail/Notificações: alertas automáticos em cada etapa.

9. Riscos e Controles

• Solicitação fora da política: Validação automática de campos e limites.
• Perda de comprovantes: Upload obrigatório e backup automático.
• Atraso em aprovações: Notificações automáticas após X horas.

Workflow

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4. Fluxo de Trabalho (Workflow)

Etapas principais:

• Início: Solicitante acessa o sistema e preenche o Formulário de Solicitação de Viagem.
• Validação do Gestor: Gestor aprova ou devolve para ajustes. Se reprovado, processo é encerrado.
• Cotação e Reserva (Facilities/Viagens): Recebe solicitação aprovada. Faz cotação de passagens e hospedagem. Envia opções ao solicitante e gestor.
• Aprovação Financeira: Verifica orçamento, libera adiantamento ou cartão.
• Aprovação Final (Diretoria, se necessário): Para viagens internacionais ou custo acima de X reais.
• Confirmação de Viagem: Facilities realiza reserva final. Solicita assinatura eletrônica do termo de política de viagens.
• Encerramento & Prestação de Contas: Colaborador envia comprovantes. Financeiro valida e encerra.

Condições de Roteamento:

• Se o destino for internacional, sempre envia para diretoria.
• Se o custo estimado > limite definido em política, envia para diretoria.
• Caso seja apenas deslocamento local (ex: cidade próxima), pular etapas de cotação.

10. Checklist de Implantação

• Configurar o workflow no sistema (SoftExpert BPM ou equivalente).
• Criar o formulário eletrônico com os campos listados.
• Definir perfis de usuários (Solicitante, Gestor, Financeiro etc.).
• Configurar alertas e SLAs (ex: aprovação em 48h).
• Criar dashboards de analytics com KPIs.
• Treinar usuários e publicar guia rápido.

Formulário

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5. Formulário de Solicitação de Viagem

Campos obrigatórios:

Seção	Campos
Dados do Solicitante	Nome, Matrícula/ID, Departamento, E-mail, Telefone.
Informações da Viagem	Origem, Destino, Data de Ida, Data de Volta, Objetivo da Viagem.
Custos Estimados	Passagem, Hospedagem, Alimentação, Outros.
Adiantamento	Valor solicitado, Forma de pagamento.
Anexos	Convite, Agenda, Documentos de Evento.
Aceite de Política de Viagem	Checkbox de concordância.

Regras de Validação:

• Campos de data devem garantir data de ida $\le$ data de volta.
• Valor de adiantamento não pode exceder orçamento estimado.
• Destino internacional exige anexo de passaporte válido.

Indicadores e Analytics

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7. Indicadores e Analytics

Indicadores principais para dashboard:

Indicador	Descrição
Tempo Médio de Aprovação	Intervalo entre solicitação e aprovação final.
Custo Médio por Viagem	Total gasto dividido pelo número de viagens.
% de Solicitações Reprovadas	Acompanhar motivos de reprovação.
Adiantamento vs. Gasto Real	Controle de diferenças para ajustes de política.
Prazo Médio de Prestação de Contas	Velocidade de encerramento.

Visualizações sugeridas:

• Gráfico de linha para tempo médio de aprovação por mês.
• Gráfico de barras para custos por centro de custo.
• KPI Cards para número de viagens por departamento.